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会议会场服务操作规范

来源:光大会务部 发布日期:2013-01-06 13:25:33 阅读:1335
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一、基本台型

1. 课桌式  2 戏院式  3 U字型  4 口字型

二、摆台物品

1. 工作间:准备小毛巾、饮水机、托盘、烟缸、开水瓶、冰水壶、接线板、“会议进行中”牌、会议用品及百宝箱。

2.摆台物品:折叠桌、会议椅、台昵、会议夹、纸、笔、会议杯、杯垫、毛巾碟、水瓶、薄荷糖极其用碟、百宝箱。

2. 百宝箱配置:剪刀、小刀、尺、绳子、透明胶、胶水、大头针、图钉、回形针、钢笔、彩色水笔、便签。

三、听众台(席)布置

1. 根据会议订单的会议人数确认会议所需桌、椅数、并摆成形。

2. 先布桌位、在铺台昵,在定椅位,在摆会议用品。

3. 桌面布置要求:会议夹摆放于会议椅中间,与桌边齐平,会议杯垫杯垫,摆在会议夹的右上方,杯柄朝右。笔摆会议夹的右边,笔尖朝下。(若是高级别会议接待,需摆毛巾碟,毛巾碟摆放在会议夹的左上方,与会议杯成一直线,桌子居中摆放一碟薄荷糖)。用绳子拉直校对是否整齐,并加以调整。

四、提示牌、舞台布置

1. 指示牌,摆放在会议室主入口处。

2. 若有设会议吸烟区,在会议场所外设置“吸烟区”并摆放相应的烟缸。

3. 按宾客要求进行鲜花、绿色植物布置。

五、主席台布置

1. 根据客人或订单要求铺台昵或白色台布,设筒裙,摆放水杯或会议杯及鲜花。

2. 讲台布花,大小适中,面向客人方向应有垂吊。

六、签到台布置

用弧形桌或折叠桌,铺台昵(高级别接待铺台布,围筒裙,摆鲜花),布“请赐名片”、“签到处”

七、备品要求

1. 提供会议茶点时,茶点台应摆放在相对靠近、相对宽松的地点,具体由会议协调人根据客人要求确定。用台布、筒裙装饰。

2. 用具包括“咖啡勺、咖啡壶、红茶、奶缸、糖、扎壶、水杯、食品碟、食品叉、水果叉、餐巾纸等。

八、现场服务程序

1. 会前准备

A. 会前1小时,会议人员打开会议场所门、灯光、空调。

B. 打电话通知工程部门开启设备。

C. 提前40分钟左右到现场在次检查,及时协助协调责任人与客人的沟通,处理问题。

2. 会前迎宾与服务

A. 迎宾员于会前1小时到位。标准按零点迎宾程序执行。

B. 高级别会议接待时,随客人人数的增多,逐渐抽减服务员的数量来为客人来椅,协助客人入座。

C. 分别为主席台人员和与会的其他客人派小毛巾(主席台或重要客人),斟倒茶水。

D. 规范操作:斟茶时,先主位,在副主位,类推(主席台就座人员为奇数时,以中间为主位,主席台就座人员为偶数时,以中间左手边为主位)。前排自以后可以从一侧开始倒茶水。为主席台客人倒水时,要站在客人的右后侧,左手提水瓶,右手将茶盖翻放在桌上,以确保卫生,然后拿起杯子倒水。茶杯要拿到客人身后斟倒,以不挡住开会人的视线。

3. 会中服务

A. 宣布会议开始之后,关闭各通道门,悬挂“会议进行中”提示牌。

B. 会议自始至终,服务人员必须根据要求,站立在会场内合适位置待命,不得擅自离场。因会场会议保密要求,服务人员侍立会场门外服务。

C. 会议进行过程中一般半小时添加茶水一次。主要依照客人的情况而定,添加茶水时要求服务人员的动作敏捷。

4. 茶点服务

点心、水果应在会前准备妥当,会议开始之后15~20分钟布置。指定人员负责现场保障。

5. 退场服务

A. 及时拉开各通道门。

B. 指定一部分人员站在主通道门前,为客人送行,并照顾年老体弱的代表退场。指定一部分人员及时检查现场有无遗留物品,如文件等,一经发现,及时交至部长,或送会务组人员;发现未灭的烟头等要及时处理。

C. 收起会议相关指示牌、海报等相关信息资料,撤回签到台,整理会场桌椅;

6. 注意事项

A. 服务要遵循“一笑、二轻、三热情”的原则。

B. 服务员在会场内的待命位置是门侧,以便随时提供服务。

C. 空调温度除设定标准外,还要注意客人的反应。一但有特殊要,应立即处理。

D. 客人需要复印资料,应确认张(份)数,放到会议夹内,到商务中心复印,并带原件、复件及收费单据返回。原件和复印件要分别放置,请客人在收费单据上签字。单据送回商务中心。

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