欢迎光临青岛光大国际旅行社!

青岛会议接待--怎样做好会议前的准备工作

来源:光大会务部 发布日期:2013-01-06 12:53:32 阅读:1415
分享到:

  一 会议接待流程     

      会务接待,是指专业从事会议、会展、展览、集会等大型活动策划、安排、实施、执行等活动的服务性企业,他们具有较为丰富的会务会展方面经验、十分广泛的社会人脉资源。常年与展台搭建商、设备租赁商、礼仪服务商、餐饮酒店行业等保持着良好的合作关系。

  会前准备会议服务

  1、与会议主办者洽谈。

  2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。

  3、邀请会议主办者实地考察会议举办场所。

  4、与会议主办者确认会议接待方案。

  5、与会议主办者签订会议接待标准合同。

  6、确认会议主办者预付会议订金事宜。

  7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。

  8、准备会议资料。(含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。

      会议接待

  1、机场、码头、车站:专人、专车分批分时段按要求接站。

  2、会议酒店现场:会议秘书分发会议资料,来客接待。

  3、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。

  4、会议秘书在会议接待(报到)处协助会务组确认和分发房间,确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。

  5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。

  6、提前确认会议代表(客户)的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。

  7、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜(日程安排、房餐车导游等安排)。

  8、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。

  9、确认特殊客人(含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等)的安排及接待工作。

  10、协调会议期间的交通工具的安排。

  11、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。

  会议期间注意问题

  1、会务组必须始终保持整洁、干净和安静的环境。

  2、会务组所用的书面文件需保存完好。

  3、会务款的支出或相互来往必须以书面形式体现;及相互出据凭证。

  4、各人会务款必须保管好,做到每天进行清点,保险安全的寄存

二   怎样做好会议前的准备工作

          只有事先做好准备工作,才能保证会议顺利地进行与圆满结束注意事项。

  考虑周全要成功地举办一次会议,尤其是大型会议,须要考虑很多方面的问题,比如开会的时间是否能保证大家都能参加,会不会遇到外宾来访或者公司出货;不能出席的人是否有替代人选,怎样联络;会议的主席、主持、记录人员、现场服务人员等相关人员的安排是否妥当;会议需要什么辅助器材,由谁负责;会议进行的时间预计有多久等等。

   建立组织 召开一个会议,要有许多人参与组织和服务工作。这些人应有明确的分工,各负其责。建立各种小组,可以使他们在统一领导之下,各自独立地开展工作。一般会议由大会秘书处负责整个会议的组织协调工作。秘书处下设:1.秘书组,负责会议的日程和人员安排、文件、简报、档案等文字性工作。2.总务组,负责会场、接待、食宿、交通、卫生、文娱和其他后勤工作。3.保卫组,负责大会的安全保卫工作。根据会议规模的大小、性质的不同还可以增设其他必要的小组。

   明确任务 全体工作人员,应当明白本次会议的目的,主要解决什么问题,更要明确自己的工作任务及具体要求,以保证不出差错,不贻误工作。

  3: 安排议题和议程:秘书处要在会前把会议要讨论、研究、决定的议题搜集整理出来,列出议程表,提交领导确定。根据确定的议题,安排日程,以保证会议有秩序地进行。

  4: 确定与会人员:确定与会人员是一项很重要的工作。该到会的,一定要通知到;不应当到会的,就不应当参加。这里出现了差错,后果是很严重的。

  5: 发出通知:名单确定后,即可向与会人发出通知,便于他们做好准备工作。有时准备工作量比较大,而距离开会时间还远,可以先发一个关于准备参加会议的通知。在开会前,再发出开会通知。

   选择合适的会议场所

  会议场所的选择有很多种,最常用的是公司的会议室;有时公司会在周末安排员工到一个山清水秀的度假胜地,一边开会,一边度假;至于大型的、重要的会议则可以专门租用饭店的会场。

  不管采用哪种方式,对会场的基本要求是一致的,即:会场应该舒适宽敞,隔音效果好,采光通风良好,没有其他干扰,最好有窗帘,便于在放投影资料时看得清楚,安静不嘈杂,空调良好,插座、电源、白板、麦克风等设备齐全。

  接待和报到 外地代表到达时,应安排工作人员到车站、码头、机场接待。 到驻地后,持通知书到大会报到处报到。报到处接待人员应礼貌接待,验看有关证件后即安排食、宿,登记联系的地点、方式、并发给证件、文件等。 

     青岛光大将会为您准备最完美的会议服务!

相关文章

暂无相关文章!
 
收缩
  • QQ咨询

  • 在线咨询
  • 电话咨询